TextTipps

>> KOSTENFAKTOR SCHLECHTE TEXTE

Gute Texte – schlechte Texte: Macht das überhaupt einen Unterschied? Welchen Einfluss haben Texte auf Wirtschaftlichkeit, Zeitmanagement, Überzeugungskraft, Glaubwürdigkeit ….

Wie oft fragen Sie sich beim Schreiben oder Lesen eines Textes: Was will der Autor mir eigentlich sagen? Wann kommt der Text endlich auf den Punkt? Wann erfahre ich etwas über meinen Nutzen, anstelle von Zahlen und Statistiken?

Fakt ist: Ein erheblicher Teil unserer Arbeit ist Schreiben und Lesen. Eine – wenn nicht die größte – Chance, unsere Botschaft an die Frau und den Mann zu bringen, ist sprechen und schreiben. Wie effizient nutzen Sie diese Chance? Oder vergeuden Sie Zeit mit mühsamen Schreibversuchen, erzeugen Missverständnisse, blockieren gute Ideen, weil sie nicht überzeugend beschrieben werden?

Hingeschaut: Hier verstecken sich die Kosten, die durch ineffizientes Schreiben entstehen:

Arbeitszeit bei einer Tätigkeit, die – sagen wir mal so – nicht zu den eigenen Kernkompetenzen gehört.
Missverständnisse, die Mitarbeiter/innen, Bewerber/innen und Kunden/Kundinnen irritieren oder gar abschrecken.
Imageschaden, den die Sprache trägt erheblich zu dem Bild bei, das wir uns von einem Menschen machen. Das ist bei Unternehmen nicht anders.
Umsatzeinbußen, weil der Wettbewerb Ihr Produkt, Ihre Dienstleistung besser kommuniziert.

„Schreiben kann doch jeder“ – so lautet ein verbreiteter Irrtum. Das stimmt, was den handwerklichen Prozess angeht. Aber Botschaften und Inhalte punktgenau vermitteln, das kann nicht jeder. Dazu gehören Wissen, Erfahrung – und auch Talent.

Unser Appell:

Nutzen Sie Ihre Zeit, tun Sie das, was Sie gut können. Und lassen Sie andere das tun, was die gut können: Schreiben.

>> KLEINER E-MAIL-KNIGGE

E-Mails nehmen einen großen Teil der täglichen Korrespondenz ein. Leider steht es häufig nicht gut um Form und Umgangsform beim Einsatz von E-Mails. Umso wichtiger, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Hier einige Tipps für den täglichen Einsatz und Gebrauch.

1) Betreff – kurz und klar, bitte
Bei oft mehr als 150 Mails am Tag entscheidet die Betreffzeile, ob oder wann die Nachricht gelesen wird. Die Betreffzeile sollte das Thema kurz, aber präzise darstellen. Damit der Empfänger Mails nach Thema und Priorität ordnen kann. Keinesfalls ganz auf die Betreffzeile verzichten.

2) Persönliche Anrede
E-Mails gehen an Menschen, ja tatsächlich. Deshalb: Begrüßen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail, idealerweise mit Namen.

3) Vollständige Signatur
Unter jede geschäftliche E-Mail gehört eine Signatur mit Namen, Anschrift und Kontaktdaten. So hat der Empfänger alle Informationen des Absenders gleich im Blick. Die Signatur in einem Unternehmen ist übrigens Teil der einheitlichen Unternehmenskommunikation (oder sollte es zumindest sein). Deshalb: Hände weg von individuellen Veränderungen oder Kürzungen.

4) Auf den Punkt schreiben
E-Mails sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich und prägnant sein. Müssen sie mal etwas länger sein, strukturieren Sie den Inhalt durch Absätze. Sie wollen, dass der Empfänger Ihre E-Mail wirklich liest? Dann reden Sie nicht um den heißen Brei, sondern kommen Sie sofort zum Punkt.

5) Formal bleiben und Wortwahl abwägen
Gehen Sie vorsichtig um mit saloppen Formulierungen und Smileys. Die haben – eigentlich - in geschäftlichen E-Mails nichts verloren. Sie haben einen besonders guten Draht zum Empfänger? Okay, aber bleiben Sie sparsam und bewusst beim Einsatz.

6) Rechtschreibung und Kommasetzung beachten
Es gibt keinen guten Grund, in E-Mails auf korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung zu verzichten. Das ist Schlamperei und zeugt von fehlendem Respekt.

7) Klassische Schriftarten wählen
Geschäftliche E-Mails sind nicht der geeignete Ort, um Kreativität auszuleben. Deshalb bitte nur seriös wirkende Schriftarten verwenden. Der allzu großzügige Gebrauch von Ausrufezeichen, Fettdruck oder Versalien lässt schnell auf einen Schreihals schließen.

8) Schutz der Empfänger-Mailadresse
Kennen Sie die auch, Weihnachtsgrüße per E-Mail mit 150 für jeden gut sichtbaren Empfänger-Mailadressen? Tun Sie das nie, niemals. Ob die E-Mail das passende Format für persönliche Weihnachtswünsche ist, möchte ich hier nicht eingehen. Bei Sammelmails, sofern es nicht um eine an einem Projekt beteiligte Empfängergruppe oder Empfänger innerhalb eines Unternehmens geht, immer darauf achten, dass die Empfänger-Mailadressen nicht für jeden sichtbar sind.

>> FLOSKELN - NEIN DANKE!

Der erste Satz in einem Anschreiben ist besonders schwierig und zusätzlich „floskelgefährdet". Er sollte freundlich, kompetent und engagiert klingen, leider ist das Ergebnis jedoch oft altmodisch, steif und umständlich.

„Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat übersenden wir Ihnen in der Anlage..."

Kommt Ihnen diese Formulierung bekannt vor? Klar, denn sie ist ja auch ein echter Dauerbrenner. Nur mit einer zeitgemäßen Kommunikation hat sie nicht viel zu tun! Deshalb: Vermeiden Sie überholte Floskeln wie:

- Bezug nehmend: Das ist Beamtendeutsch, klingt steif und unpersönlich.

- In der Anlage: Wo, im Stadtpark?

- In Erwartung Ihres Auftrags: In guter Erwartung sein bezeichnet eigentlich einen anderen Zustand ....

Schluss mit Negativbeispielen, so klingt's besser:

Sehr geehrte Frau Mustermann,

Sie haben sich Zeit für unser Telefonat genommen – vielen Dank dafür! Wie versprochen, haben wir einige Unterlagen für Sie zusammengestellt. Auf folgende Besonderheiten möchte ich noch einmal hinweisen:...

Sehr geehrte Frau Mustermann,

in unserem Telefonat habe ich Ihnen die Zusendung von Informationsmaterial zugesagt. Hier ist es. Ich freue mich, wenn die Unterlagen interessant für Sie sind...

Sehr geehrte Frau Mustermann,

gleich nach unserem Telefonat habe ich mich für Sie informiert und herausgefunden, dass ....

Bestimmte Brief-Standards haben sich eingebürgert - und sind auch heute noch in Ordnung. Warum aber überraschen Sie den Empfänger Ihres Schreibens nicht mal mit einer anderen Form, zum Beispiel:

Herzlichen Dank,

sehr geehrte Frau Mustermann,

...für Ihren Anruf. Ich habe mir Ihre Wünsche sorgfältig notiert und vorab schon ein paar Informationen zusammengestellt. So können Sie sich schnell einen Überblick über unsere Produktpalette und unser Leistungsspektrum verschaffen.

Fazit:
Sie wollen informieren, überzeugen, gewinnen ... niemand hat jedoch verboten, dass Sie Ihre Kunden und andere Empfänger Ihrer Nachrichten nicht gleichzeitig auch unterhalten dürfen.

>> ANREDEN & SCHLUSSGRUSS

Sowohl die Anrede als auch der Gruß am Ende sind wichtige Bestandteile eines gelungenen Geschäftsbriefs oder einer Geschäftsmail. Man kann von einer klassischen bis zu einer modernen Formulierung variieren; dies hängt natürlich vom Adressaten ab. Passen Sie also sowohl Einstieg als auch Abschluss Ihrer Briefe an den jeweiligen Empfänger an.

Die klassische Variante ist bei sehr förmlichen Anlässen (z. B.: Kündigungen) immer noch stets erste und auch einzige Wahl. Dies gilt auch, wenn Sie den Empfänger nicht einschätzen können (weil Sie ihn nicht kennen).

>> UMGANG MIT EINWÄNDEN

Einwände sind Chancen – Chancen, sich stetig zu verbessern, sein Angebot zu optimieren. Verstehen Sie Einwände nicht als Angriff bzw. Kritik an Ihrer Arbeit oder gar gegenüber Ihrer Person; betrachten Sie sie vielmehr als Bitte um weitere Überzeugungsarbeit, denn Einwände signalisieren, dass Ihr Gegenüber Interesse an Ihren Ausführungen hat.

Wichtig: Sie werden im Gespräch und in der Diskussion nicht nur an der Qualität Ihrer Argumente, sondern auch an der Art und Weise, wie Sie mit Kritik und gegenteiligen Meinungen umgehen, gemessen.

reagieren Sie positiv („Danke für die Frage/den Aspekt“);
lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden;
bleiben Sie konstruktiv und sachlich, vermeiden Sie Streitgespräche;
finden Sie den Kern des Einwands heraus (Verständnisproblem, verschiedene Positionen, Provokation?);
stellen Sie Rückfragen (damit Sie genau verstehen, was der Andere auszudrücken versucht);
rückversichern Sie sich („Verstehe ich Sie richtig, Herr Müller, dass Sie...?“);
wiederholen Sie den Einwand mit Ihren eigenen Worten (dies bringt Ihnen den Zusatznutzen ein, dass Sie Zeit gewinnen und länger überlegen können, bevor Sie konkret antworten).

Positiv-Beispiele:

„In diesem Aspekt stimme ich Ihnen zu. Ich möchte jedoch ergänzend darauf hinweisen, dass ..."

„Vielen Dank für Ihre Frage. Dieses Problem haben wir bereits ausführlich besprochen und folgende Lösung gefunden: ..."

„Sie befürchten, dass die Umorganisation Unruhe bei unseren Mitarbeitern erzeugen wird. Ich kann Sie beruhigen ..."

>> GUTE PRESSETEXTE

Ihre Nachricht kann noch so interessant, Ihre Meldung noch so spannend sein, wenn die Verpackung nicht stimmt, stehen die Chancen für eine Veröffentlichung eher schlecht. In den Zeitungsredaktionen landen täglich unzählige Pressemitteilungen. Redakteure haben keine Chance, sich ausführlich mit jedem Pressetext zu beschäftigen.

Das bedeutet:
1) Eine Pressemitteilung muss schon auf den ersten Blick das Interesse wecken.
2) Eine Pressemitteilung muss so aufbereitet sein, dass sie mit möglichst geringem Aufwand weiterverarbeitet werden kann.

Hier ein paar Tipps für gute Pressetexte:

Die Inhalte

Im Grunde genommen sind es nur einige wenige Kriterien, die eine gelungene von einer unbrauchbaren Pressemitteilung unterscheiden. Der wichtigste Faktor ist das allgemeine öffentliche Interesse. Kein Redakteur wird etwas veröffentlichen, was seine Leserinnen und Leser nicht interessiert. Dazu gehört selbstverständlich, dass der Pressetext interessante und aktuelle Informationen enthalten muss. Bitte beachten Sie die Perspektive: Was interessant ist, entscheiden nicht Sie, sondern – wie gesagt - die Leser. Die Informationen sollten nicht nur auf ein möglichst breites Interesse bei den Lesern stoßen, sondern müssen natürlich vor allem der Wahrheit entsprechen. Deshalb: Ein Pressetext ist kein Werbetext.

Vollmundige Behauptungen, großspurige Versprechen und Lobeshymnen gehören allenfalls in eine Firmenbroschüre oder Anzeige (und auch da sehen wir von TITEL-THEMEN-TEXTE sie nicht gerne). In einem Pressetext sorgen sie für umgehende Disqualifikation.

Dass ein Pressetext nicht nur mit interessanten Inhalten, sondern auch durch ansprechende Formulierungen überzeugen muss, versteht sich. Ziel ist eine knappe, gut lesbare und professionelle Sprache.

Der formale Aufbau

Neben den Inhalten sollte auch der Aufbau des Pressetextes stimmen. Er kann als Meldung oder Bericht geschrieben sein, kann Elemente einer Reportage, eines Kommentars und eines Interviews enthalten. Trotzdem gibt es ein paar Grundregeln, die unbedingt eingehalten werden sollten:

1) Der Pressetext braucht eine aussage- und schlagkräftige Überschrift.

Der Titel hat im Prinzip die gleiche Funktion wie die Schlagzeile bei einer Zeitungsmeldung – und die entscheidet meist darüber, ob der folgende Text gelesen wird. Um zu verhindern, dass die Überschrift zu lang wird, kann man eine Unterzeile ergänzen.

2) Die Texteinleitung, der sogenannte Lead.

Hierbei handelt es sich um eine Art Einleitung, die die wichtigsten Fakten zusammenfasst und die Kernaussage des folgenden Artikels vorwegnimmt. Der Lead wird häufig in Fettdruck dargestellt. Er sollte einerseits das Wichtigste vermitteln und andererseits Lust darauf machen, weiter zu lesen.

3) Der Hauptteil, das Herz des Pressetextes.

Hier werden die Informationen nach ihrer Wichtigkeit sortiert und entsprechend ihrer Bedeutung angeordnet. Das Wichtigste kommt zuerst, die nur am Rande wichtigen Informationen folgen weiter hinten. Bei umfangreicheren Inhalten empfehlen sich Zwischenüberschriften.

4) Formelle Hinweise

Unter dem Text sollten folgende formelle Hinweise die Arbeit des Redakteurs unterstützen:

Anzahl der Zeichen,
Anzahl der Wörter,

sowie die Hinweise:

Zur Veröffentlichung und honorarfrei. Hinweis oder Belegexemplar erbeten.
Weitere Presseinformationen und Bilder stehen unter www.………………… zur Verfügung.

Das klingt kompliziert und Sie wollen auf Nummer Sicher gehen, was Ihren Presstext angeht? Wir machen das für Sie - hier entlang ...